Autoprezentacja w spotkaniach biznesowych - na co zwracać uwagę?
Zaktualizowano: 1 sie 2024
Wyobraź sobie, że właśnie dotarłeś na wydarzenie o tematyce sprzedażowej. Świetnie przygotowane prelekcje sprawiły, że nawet nie wiesz, kiedy minęło tyle czasu… W swoim smartfonie zapisałeś kilka nieznanych Ci technik handlowych. Teraz przyszedł czas na networking, czyli rozmowy z dotąd nieznanymi uczestnikami wydarzenia. Myślisz sobie, że świetnie się składa, w końcu sam poszukujesz osoby, która stworzy stronę internetową Twojej firmy.
Podchodzi do Ciebie niepewnym krokiem wysoki mężczyzna, przedstawia się, podając spoconą dłoń, jednak nawet nie zapamiętujesz jego imienia, bo Twoją uwagę przykuwa jego niezwykle pomięta koszula. Zaczyna mówić o sobie. Pracuje w agencji, która tworzy strony internetowe! Już po kilku minutach zaczynasz czuć irytację, ponieważ rozmówca nawet nie dopuścił Cię do słowa, a co drugie swoje zdanie zaczyna od “ja”… Gdy już udaje Ci się dojść do słowa i zaczynasz od tego, że poszukujesz agencji, która stworzy stronę internetową, na jego twarzy widzisz zawadiacki uśmiech i nagle dostrzegasz, że słuchając Cię, jednocześnie cały czas żuje gumę.
Jakie zakończenie tej historii wybrał_byś najchętniej?
Umawiasz się na spotkanie w sprawie stworzenia strony
Z grzeczności bierzesz wizytówkę i szybko zmieniasz rozmówcę
Jeśli wybrałeś odpowiedź B) zachęcam Cię do przeczytania całego artykułu!
Jakie błędy popełniamy podczas spotkań biznesowych?
Podczas naszych szkoleń często zadajemy uczestnikom pytanie: “W jakich sytuacjach się prezentujemy?”. Zwykle pierwszym typem są spotkania biznesowe. Nie bez powodu pojawiają się one w naszych głowach w pierwszej kolejności. Czyżby wizerunek grał niebagatelną rolę w relacjach biznesowych? Oczywiście, że tak! Eliminacja błędów, jakie popełniamy, przygotowując się do spotkania biznesowego (szczególnie podczas którego sprzedajemy nasz produkt lub usługę) to doskonały pierwszy krok w pracy nad autoprezentacją.
Błąd pierwszy… Nie wiesz z kim się spotkasz.
Taki brak wiedzy może Cię wiele kosztować… Począwszy od ogromnego stresu, jaki będzie Ci towarzyszył w drodze na spotkanie, kończąc na utraceniu szansy na udaną transakcję. Dlaczego brak researchu jest tak tragiczny w skutkach? Przede wszystkim nie jesteś w stanie wyobrazić sobie samej sytuacji rozmowy. Wizualizacja okoliczności, które nas czekają, działa w pewien sposób terapeutycznie, minimalizując nasz stres. Skoro wyobrażamy sobie daną sytuację, staje się ona dla nas bardziej znajoma. Nie obawiamy się jej tak bardzo, ponieważ wiemy, co może nas spotkać.
Nie znając osoby, z którą masz przeprowadzić spotkanie handlowe, niestety nie znasz jej potrzeb. W takim przypadku nie jesteś w stanie podkreślać odpowiednich cech usługi lub produktu, gdyż nie wiesz, na czym zależy Twojemu klientowi. Nie masz też pojęcia, czy osoba, z którą będziesz rozmawiał, jest osobą decyzyjną, czy też nie, a więc nie wiesz, czy powinieneś skupiać się na przekonywaniu do zakupu, czy też na przedstawianiu korzyści biznesowych, które będzie można przekazać osobie decyzyjnej. Nie wiesz także, czy masz do czynienia z konsumentem, czy klientem. Niestety brak tej wiedzy sprawia, że proces sprzedaży podczas spotkania staje się dla Ciebie bardziej labiryntem, niż prostą drogą do sukcesu.
Brak wiedzy na temat naszego rozmówcy sprawi, że nie będziesz posiadał w swoim “rękawie” tzw. łączników, czyli aspektów, które są podobne dla Ciebie i dla rozmówcy. Dlaczego łączniki grają ważną rolę w komunikacji między osobami? Jeśli widzimy podobieństwa pomiędzy sobą, a drugą osobą, czujemy do niej większą sympatię, ponieważ wydaje się nam bliska i znana. Wykorzystując łączniki jako tematy do rozmów, możemy łatwiej nawiązać przysłowiową “nić porozumienia”. Takimi łącznikami mogą być wspólni znajomi, miejsca, w które wyjeżdżamy na wakacje, ukończona uczelnia itp.
Błąd drugi… Nie wyznaczasz dokładnego celu swojego spotkania.
Idziesz na spotkanie, ale nie do końca wiesz po co. Znasz to? Wiesz, że masz przedstawić możliwości produktu, jednak nie wiesz, czy klient zdecyduje się od razu na zakup, czy może będzie chciał go przetestować. Ta niewiedza może sprawić, że ze spotkania wyjdziesz z poczuciem, że poszło tak sobie. Nie za dobrze, ale też nie tak źle. Ale czy masz czas i chęci na to, aby odbywać “takie sobie” spotkania? Jeśli nie, to pamiętaj, aby wyznaczać cel każdego spotkania biznesowego, podczas którego chcesz zaprezentować i sprzedać swój produkt lub usługę.
Przygotuj się tak, jak do negocjacji. Zastanów się, jaki jest Twój interes w tym, aby w ogóle pojawić się na spotkaniu biznesowym. Pomyśl też jakie interesy ma w tym druga strona. W tym celu ustal potrzeby swojego rozmówcy. Być może doskonale wiesz, skąd pojawił się pomysł spotkania.
Wiedząc już, jakie są Wasze interesy, koniecznie zastanów się, jakie opcje możesz przedstawić swojemu rozmówcy. Być może masz kilka wariantów swojego produktu, czy usługi lub jesteś w stanie zaproponować kilka różnych możliwości. Skoro już wiesz, jakimi opcjami dysponujesz, wyznacz dla siebie 3 różne zakończenia Waszej rozmowy sprzedażowej. Pierwsze zakończenie powinno być dla Ciebie najbardziej satysfakcjonujące, np. klient podpisuje z Tobą kontrakt na 12 miesięcy z płatnością z góry. Z drugiego zakończenia powinieneś być po prostu zadowolony, np. klient podpisuje z Tobą kontrakt na 12 miesięcy, jednak płatności będą realizowane co miesiąc. Trzecia opcja powinna być dla Ciebie ostatecznością, na którą przystaniesz, np. podpiszesz kontrakt jedynie na 6 miesięcy, jednak ustalasz płatność z góry.
Mając cel spotkania, doskonale będziesz wiedział, w jaki sposób prowadzić rozmowę, aby zrealizować swoje założenia. Wychodząc ze spotkania już nie będziesz się zastanawiał, czy poszło dobrze, czy jednak nie. Praktyka czyni mistrza, jednak trzeba wiedzieć, do czego dążymy.
Błąd trzeci… Będziesz improwizował – jakoś to pójdzie!
Jeśli podczas spotkania chcesz improwizować, to powinieneś wiedzieć, że najlepsza improwizacja to ta, która jest świetnie przygotowana. Nie chodzi o to, by całą swoją prezentację przed klientem spisać słowo w słowo i nauczyć się jej na pamięć. Jednak spisanie kluczowych zagadnień, o których chcesz powiedzieć, to absolutna podstawa. Dzięki temu Twoja wypowiedź będzie układać się w logiczną całość, a nie zlepek przypadkowych myśli.
Najprzyjemniej słucha się wypowiedzi prostych. Zdanie się w zupełności na improwizację, może wprowadzić w pułapkę, jaką są własne dygresje. Pojawiające się w Twojej głowie nowe (niekoniecznie związane z głównym tematem) wątki, pod wpływem chwili, będą wydawać Ci się szalenie ciekawe. Niestety równocześnie możesz zaniedbać potrzeby swojego rozmówcy.
Jak przygotować się do spotkania biznesowego?
Jeśli masz przed sobą spotkanie biznesowe – rozmowę z nowym klientem czy z potencjalnym partnerem biznesowym, pamiętaj, że możesz się do tego wcześniej przygotować! Idąc na spotkanie, zastanów się jak chcesz być odebrany? Co ktoś powinien pomyśleć o Tobie po zakończonym spotkaniu? Profesjonalny, kreatywny, doświadczony, sympatyczny, charyzmatyczny? Pomyśl przez chwilę. Zazwyczaj wychodząc ze spotkania, mamy pewne przemyślenia dotyczące naszego rozmówcy. Na podstawie pierwszego wrażenia wyrabiamy sobie opinie na jego temat. I to właśnie tymi wnioskami podzielimy się, gdy ktoś zapyta: “Jak było na spotkaniu? Będzie coś z tej współpracy?”. Warto więc zadbać, by już po pierwszym kontakcie, ludzie chcieli z Tobą pracować, zainteresowali się Twoim produktem lub Twoją usługą. Jeśli przemyślisz, jakie wrażenie chcesz zrobić, to istnieje duża szansa, że Twoje ruchy, sposób mówienia, postawa, poruszane tematy, będą Ci w tym pomagać.
Poza mową ciała, zwróć też uwagę na to, co mówisz.
Podczas spotkań networkingowych w krótkim czasie masz szansę poznać dużą ilość osób – np. potencjalnych klientów. Tylko jak zapamiętać ich wszystkich? Architekt, fotograf, prawnik, księgowy – różnorodność branż jest ogromna. Tyle nazwisk i faktów do zapamiętania – można powiedzieć misja niewykonalna. O wiele łatwiej jest, gdy ktoś się wyróżni. Wtedy szybciej i na dłużej zapamiętujemy. Ta zasada dotyczy także spotkań biznesowych prowadzonych 1:1. Dlatego opowiadając o swoich produktach, zaintryguj słuchacza! Zaskocz go pytaniem, ciekawym faktem, wymyśl coś, czego nie robi nikt inny! Twoja mowa o sobie nie powinna być monologiem. Pamiętaj, że mówisz do człowieka, dlatego zainteresuj go i zaangażuj w rozmowę. W przeciwnym wypadku możesz stracić jego uwagę.
Wybadaj potrzeby rozmówcy i odwołuj się do konkretnych sytuacji, w których mógłby skorzystać z Twojego produktu czy z Twojej pomocy. Słuchaj uważnie tego, co mówi i dopytuj, a potem dopasuj swoją wypowiedź do niego. Zapomnij o nawijaniu jak maszynka o jednym i tym samym. Przeciętne prezentacje dają przeciętne wyniki. Bądź nieprzeciętny, a efekty Cię zaskoczą.
Przygotuj bazę, która będzie punktem wyjścia.
Spisz krótką wypowiedź o sobie lub swoim produkcie, która stanie się punktem wyjścia do dalszej rozmowy. Wyobraź sobie, że jedziesz windą ze swoim idealnym klientem. To świetna okazja, by rozpocząć z nim rozmowę i zachęcić do dalszego kontaktu. Problem jest jeden, winda jedzie około 30 sekund, a więc czasu masz niewiele! I tu z pomocą przychodzi Elevator Pitch, czyli przygotowana wcześniej tzw. “mowa windowa”. Wszystko, co jest najciekawszego w Tobie, zebrane w krótką, chwytliwą wypowiedź. Zastanów się, co innych najbardziej przyciąga do Twoich produktów? Za co Ty sam byś je kupił?
W ciągu 30 sekund nie ma czasu na rozwlekanie i puste fakty. Nie mów o swojej branży, latach doświadczenia czy cechach produktu. Skup się na tym, jakie korzyści przyniesie użytkowanie produktu czy współpraca z Tobą. Tylko w ten sposób przykujesz uwagę. Twój rozmówca ma poczuć na własnej skórze, co zmieni się w jego życiu, gdy skorzysta z Twojej pomocy. Nie uzyskasz tego, stale opowiadając o sobie. Skup się na nim.
Jeśli dobrze to rozegrasz, to spotkacie się ponownie, a wtedy zdradzisz więcej szczegółów. Przy pierwszym spotkaniu skup się na nawiązaniu relacji. Więcej słuchaj, niż mów. Zwróć uwagę, by każda ze strona miała szansę wypowiedzieć się. Wykorzystaj też fakt, że ludzie chcą z nami przebywać, gdy pozwalamy im być najlepszą wersją siebie, czyli wtedy gdy mogą się wykazać, a my ich podziwiamy. Zadawaj pytania, przytakuj, uśmiechaj się i utrzymuj kontakt wzrokowy. Staraj się być zainteresowany, a nie interesujący. Dzięki temu ludzie polubią Twoje towarzystwo i po zakończonej rozmowie pomyślą, świetnie mi się rozmawiało z tą osobą!
Jak stworzyć Elevator Pitch?
Elevator Pitch powinien być krótki, prosty i przyciągający. Skup się na tym, jakie korzyści Twój rozmówca wyniesie ze współpracy. Zastanów się w jakiej sytuacji go wygłosisz? Na przykład na początku spotkania handlowego lub wystąpienia w pracy, przedstawiając się nowo poznanej osobie czy podczas spotkania networkingowego? Możesz również wykorzystać go w Social Mediach jako zakładka “O mnie” na blogu, stronie www czy LinkedIn. Taką mowę możesz wykorzystać w formie ustnej oraz pisemnej. Punktem wyjścia jest przemyślenie, gdzie Twoja mowa powinna trafić oraz do kogo ją kierujesz.
Poniżej opisałam jeden ze schematów, który posłuży Ci w stworzeniu Elevator Pitch. Spisana całość powinna zająć Ci pół strony A4, a w języku mówionym około minuty.
KTO?
Imię i nazwisko, nazwa firmy, produktu – bardzo krótko opisz, kim jesteś. Wystarczy jedno zdanie.
PO CO?
Jakie jest Twoje „dlaczego”? Dlaczego robisz to, co robisz? Jakie są Twoje intencje? Skąd pomysł, by zająć się tym zawodowo? Być może od zawsze się tym interesowałeś, być może wszyscy mówili Ci, że się do tego nadajesz? A może w dzieciństwie to była Twoja ulubiona zabawa, lub członkowie Twojej rodziny działają w tej samej branży? Sięgnij pamięcią wstecz i pomyśl, co sprawiło, że jesteś w tym miejscu.
CO KLIENT BĘDZIE Z TEGO MIAŁ?
Pokaż rozmówcy, jakie korzyści dzięki Tobie uzyska.
Pasta wybielająca zęby.
Ikea – Ty tu urządzisz.
Syrop, który łagodzi kaszel.
Tabletka, która zbija gorączkę.
To typowe komunikaty, które wykorzystują język korzyści. Pokazują jak zmieni się czyjeś życie, po zastosowaniu danego produktu. Przykładowo jak polepszy się stan zdrowia po zażyciu danego syropu czy tabletki. Zastanów się, jaką korzyść, przyniesie współpraca z Tobą? To najważniejsza część Twojego przedstawienia się, ponieważ to najbardziej zainteresuje rozmówcę.
Przygotowując się do spotkania z potencjalnym klientem lub partnerem biznesowym, już teraz przygotuj sobie kilka zdań, które chętnie wypowiesz podczas spotkania. Skrupulatnie przygotowane wypowiedzi z pewnością zaintrygują Twojego rozmówcę.
Na szczęście odpowiednich umiejętności autoprezentacji można się nauczyć. Szczerze zachęcam do praktyki, ponieważ umiejętne zaprezentowanie się gra niebagatelną rolę w naszym życiu zawodowym, jak również prywatnym.
Comments